Бланк заявления на хранение трудовых книжек является неотъемлемой частью процесса комплектования и передачи документов при устройстве на работу. Он представляет собой официальный документ, который заполняется работодателем и подписывается работником. В данной статье рассмотрим, чем отличается бланк заявления на хранение трудовых книжек от других документов, а также как правильно заполнить данный бланк.
Оформление бланка заявления на хранение трудовых книжек
Порядок оформления бланка заявления на хранение трудовых книжек
Для правильного оформления бланка заявления на хранение трудовых книжек необходимо учесть следующие моменты:
- Заголовок заявления: «ЗАЯВЛЕНИЕ»
- Сведения о работнике: полное ФИО, дата рождения, адрес регистрации и фактического проживания
- Сведения о работодателе: название организации, ИНН, ОГРН
- Цель заявления: «Прошу хранить мою трудовую книжку в соответствии с действующим законодательством»
- Дата и подпись работника
Пример оформления бланка заявления на хранение трудовых книжек
| ЗАЯВЛЕНИЕ | |
| Фамилия, имя, отчество работника: | Иванов Иван Иванович |
| Дата рождения: | 01.01.1990 |
| Адрес регистрации: | г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв. 1 |
| Адрес проживания: | г. Москва, ул. Пушкина, д. 2, кв. 2 |
| Наименование работодателя: | ООО «Рога и копыта» |
| ИНН: | 1234567890 |
| ОГРН: | 0987654321 |
| Прошу хранить мою трудовую книжку в соответствии с действующим законодательством. | |
| Дата: | 01.01.2022 |
| Подпись работника: | ______________ |
Важно помнить, что бланк заявления должен быть подписан лично работником и содержать достоверные данные. Оформление бланка в соответствии с требованиями закона позволит обеспечить правильное хранение трудовой книжки и облегчить процесс работы с кадровыми документами.
Как оформить заявление на хранение трудовых книжек?
1. Заполните заявление на хранение трудовых книжек
Первым шагом необходимо заполнить заявление на хранение трудовых книжек. В заявлении указываются следующие сведения:
- ФИО работника;
- Дата подачи заявления;
- Количество трудовых книжек на хранение;
- Основание для хранения трудовых книжек;
- Контактные данные работника (адрес, телефон, электронная почта).
2. Подпишите заявление
После заполнения заявления необходимо его подписать. Подпись должна быть разборчивой и соответствовать ФИО работника. Также необходимо указать дату подписания заявления.
3. Предоставьте заявление в соответствующую организацию
Заявление на хранение трудовых книжек следует предоставить в соответствующую организацию. Это может быть отдел кадров предприятия, управление государственной службы занятости или другая компетентная организация.
4. Получите подтверждающие документы
После предоставления заявления на хранение трудовых книжек, работник имеет право получить подтверждающий документ, например, квитанцию о приеме документов. Важно сохранить этот документ, так как он является подтверждением факта предоставления заявления.
| ФИО работника | Дата подачи заявления | Количество трудовых книжек на хранение | Основание для хранения трудовых книжек | Контактные данные работника |
|---|---|---|---|---|
| Иванов Иван Иванович | 01.01.2022 | 1 | Увольнение по собственному желанию | г. Москва, ул. Примерная, д. 1 |
Все вышеперечисленные шаги являются важными при оформлении заявления на хранение трудовых книжек. Важно следовать правилам и процедурам, чтобы обеспечить сохранность и доступность трудовой истории. Заявление следует заполнить внимательно, подписать и предоставить в соответствующую организацию, а затем сохранить подтверждающий документ.
Важные моменты при заполнении бланка заявления
1. Правильность личных данных
Перед заполнением бланка заявления необходимо внимательно проверить правильность указанных личных данных. Это включает ФИО, дату рождения, пол и другие идентификационные данные. Ошибки в этих данных могут привести к проблемам в будущем, поэтому следует быть внимательным и точным.
2. Указание правильных координат
Важно указать корректные контактные данные, такие как адрес проживания, номер телефона и адрес электронной почты. Это позволит работодателю связаться с вами в случае необходимости и обеспечит более эффективное взаимодействие.
3. Описание обстоятельств
В заявлении на хранение трудовых книжек важно указать причину необходимости данной процедуры. Например, это может быть связано с увольнением с работы, началом академического отпуска, временным отсутствием или другими обстоятельствами. Обозначение точных дат или периода также будет полезным.
4. Наличие подписи
Необходимо убедиться, что заявление подписано в соответствующем месте. Подпись должна быть читаемой и точной, что является дополнительным подтверждением вашего согласия с содержанием заявления.
5. Приложение дополнительных документов
В некоторых случаях может потребоваться приложение дополнительных документов к заявлению на хранение трудовых книжек. Например, это могут быть копии удостоверения личности, документов, подтверждающих основания для хранения книжек или других документов, связанных с ситуацией. Важно ознакомиться со списком необходимых документов перед заполнением заявления.
| Ситуация | Дополнительные документы |
|---|---|
| Увольнение с работы | Копия приказа об увольнении |
| Академический отпуск | Копия справки из учебного заведения |
| Временное отсутствие | Копия документа, подтверждающего причину отсутствия |
Соблюдение указанных выше моментов позволит вам заполнить бланк заявления на хранение трудовых книжек корректно и без ошибок. Это поможет избежать возможных проблем и обеспечить надлежащее хранение ваших трудовых документов.
Как выбрать правильную форму заявления на хранение трудовых книжек
1. Определите цель хранения трудовых книжек
Перед составлением заявления необходимо определить цель хранения трудовых книжек. Например, это может быть обеспечение сохранности документов или необходимость доступа к ним для внутреннего аудита или проверки со стороны органов государственного контроля. Выбор формы заявления будет зависеть от этой цели.
2. Изучите требования законодательства
Перед составлением заявления необходимо изучить требования законодательства к хранению трудовых книжек. В каждой стране могут быть свои правила и нормы, которые необходимо соблюдать. Обратитесь к соответствующим законодательным актам или обратитесь за консультацией к юристу. Они помогут вам выбрать правильную форму заявления.
3. Выберите подходящую форму заявления
Есть несколько различных форм заявления, в зависимости от специфики вашей организации и требований законодательства. Например, вы можете составить заявление на хранение трудовых книжек на определенный срок или на неопределенный срок. Также, вы можете указать условия доступа к трудовым книжкам или требования к сохранности документов. Важно выбрать форму заявления, которая наилучшим образом отвечает вашим потребностям.
4. Обратитесь к специалисту
Если вы не уверены в правильности выбора формы заявления или сомневаетесь в своих навыках составления документов, лучше обратиться к специалисту. Юрист или специалист по кадровому делопроизводству помогут вам с выбором и составлением правильной формы заявления на хранение трудовых книжек.
Пример заявления на хранение трудовых книжек:
«Я, нижеподписавшийся, ФИО, заявляю о своем согласии на хранение моей трудовой книжки работодателем на неопределенный срок. Прошу предоставить доступ к моей трудовой книжке только авторизованным лицам и обеспечить сохранность документа.»
Составьте заявление на хранение трудовых книжек согласно указанным выше рекомендациям и выбранной форме. Обязательно сохраните копию заявления и удостоверьтесь, что оригинал доставлен работодателю.
Обязательные данные в бланке заявления
Заявление на хранение трудовой книжки должно содержать следующие обязательные данные:
- ФИО работника: указывается полное ФИО работника, включая фамилию, имя и отчество;
- Дата рождения: указывается дата рождения работника в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- Место рождения: указывается место рождения работника, включая населенный пункт и область;
- Серия и номер паспорта: указывается серия и номер паспорта работника;
- Дата выдачи паспорта: указывается дата выдачи паспорта в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- Наименование и адрес места работы: указывается наименование организации (предприятия) и адрес его места расположения;
- Должность: указывается должность работника в организации (предприятии);
- Период работы: указывается период работы, включая даты начала и окончания работы;
- Причина хранения: указывается причина хранения трудовой книжки (например, увольнение, отпуск, временное отсутствие на работе и др.).
Пример заполнения полей:
| ФИО работника | Иванов Иван Иванович |
| Дата рождения | 01.01.1980 |
| Место рождения | г. Москва, Московская область |
| Серия и номер паспорта | 1111 222222 |
| Дата выдачи паспорта | 01.01.2000 |
| Наименование и адрес места работы | ООО «Рабочая компания», г. Москва, ул. Профессиональная, д. 1 |
| Должность | Специалист |
| Период работы | 01.01.2005 — 31.12.2020 |
| Причина хранения | Увольнение |
Все указанные данные должны быть заполнены корректно и точно, чтобы избежать ошибок и упростить процесс хранения трудовой книжки.
Сроки рассмотрения заявления
Сроки рассмотрения заявления
Законодательством установлены следующие сроки для рассмотрения заявлений на хранение трудовых книжек:
- Если работодатель получил заявление от работника лично, то он обязан рассмотреть его в течение 3 рабочих дней.
- Если заявление было передано через почтовое отправление с уведомлением о вручении, то работодатель должен рассмотреть его в течение 10 рабочих дней со дня получения.
- Когда заявление было направлено по электронной почте, работодатель обязан рассмотреть его в течение 5 рабочих дней с момента получения.
Эти сроки являются максимальными и работодатель должен рассмотреть заявление как можно скорее после его получения. Важно отметить, что общий срок рассмотрения заявления не должен превышать установленные законом сроки.
Последствия задержки рассмотрения
Если работодатель не соблюдает установленные сроки рассмотрения заявления на хранение трудовых книжек, возможны следующие последствия:
- Работодатель может быть привлечен к ответственности за нарушение трудового законодательства.
- Работник имеет право обратиться в суд с требованием о рассмотрении заявления и возмещении причиненных убытков.
- Если работник не получает возможность хранить свою трудовую книжку, это может затруднить его трудоустройство или получение социальных льгот.
В случае задержки рассмотрения заявления работник может обратиться в органы трудового надзора или юридических организаций для защиты своих прав.
Совет
Для того чтобы избежать задержки рассмотрения заявления на хранение трудовых книжек, рекомендуется:
- Оформить заявление в письменной форме и удостовериться, что все необходимые документы приложены.
- Использовать официальные каналы связи для передачи заявления работодателю.
- Следить за соблюдением сроков рассмотрения заявления и в случае их нарушения обращаться в соответствующие органы или юридические организации.
Важно помнить, что сроки рассмотрения заявления на хранение трудовых книжек являются обязательными для работодателя и их несоблюдение может повлечь за собой юридические последствия.
Пример заполнения бланка заявления на хранение трудовых книжек
Ниже приведен пример заполнения бланка заявления на хранение трудовых книжек. Для удобства заполнения, предоставлены таблицы, где необходимо указывать информацию.
Первая часть заявления
В этой части заявления необходимо указать персональную информацию сотрудника.
- ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович
- Дата рождения: 01.01.1980
- Паспортные данные:
| Серия и номер паспорта | 4500 123456 |
|---|---|
| Дата выдачи паспорта | 15.02.2005 |
| Кем выдан паспорт | Отделением УФМС по г. Москва |
Вторая часть заявления
В этой части заявления необходимо указать данные о работодателе и месте работы.
| Наименование организации: | ООО «Рога и Копыта» |
|---|---|
| ИНН организации: | 1234567890 |
| Адрес организации: | г. Москва, ул. Центральная, д. 10 |
Третья часть заявления
В этой части заявления необходимо указать данные о трудовых книжках, которые требуется передать на хранение.
- Количество трудовых книжек: 2
- Перечень трудовых книжек:
| № трудовой книжки | Кем выдана | Дата выдачи |
|---|---|---|
| 123456 | Отделением кадров | 01.01.2000 |
| 789012 | HR-отделом | 01.01.2010 |
После заполнения заявления необходимо подписать и указать дату заполнения.
Пример заполнения бланка заявления на хранение трудовых книжек поможет вам правильно заполнить необходимые данные и сделать заявление без ошибок.
Куда обратиться с заполненным заявлением?
После того, как вы заполнили заявление на хранение трудовых книжек, требуется его сдать в одну из следующих организаций:
- Местное отделение Фонда социального страхования Российской Федерации;
- Территориальный орган Росстата;
- Банк, в котором вы обслуживаетесь, в случае, если вы выбрали опцию хранения документов в электронном виде;
- Работодатель, если они проявляют инициативу по учету трудовых книжек.
Возможно, вы задаетесь вопросом, что делать, если у вас нет возможности лично сдать заявление или вам не хочется тратить на это время. В таком случае, вы можете воспользоваться услугами курьерской службы или отправить заявление почтой с уведомлением о вручении.
Рекомендации по оформлению заявления на хранение трудовых книжек
Первым и основным пунктом заявления должны быть указаны все необходимые контактные данные работодателя и работника, включая полное наименование организации, почтовый адрес, контактные телефоны и электронную почту. Еще одним важным пунктом является указание ФИО работника и его должности, учетного номера индивидуального лицевого счета и серии документа, удостоверяющего личность.
При оформлении заявления необходимо обратить внимание на то, что оно должно содержать четкую и однозначную просьбу о хранении трудовой книжки. Важно указать сроки хранения и предоставления трудовой книжки, а также способ передачи документа, например, лично или почтой. Кроме того, желательно указать имя и должность ответственного сотрудника, который будет осуществлять хранение книжки, а также контактные данные этого сотрудника.
Оформление заявления на хранение трудовых книжек следует производить на официальном бланке организации с проставленной печатью и подписью уполномоченного лица. Также рекомендуется сохранить копию заявления и подтверждение о приеме документа на хранение. Обратите внимание, что все документы должны быть оформлены четким и разборчивым почерком.
При соблюдении вышеуказанных рекомендаций, оформление заявления на хранение трудовых книжек будет более профессиональным и грамотным. Это поможет снизить вероятность недоразумений и упростить процесс документооборота в организации. Неукоснительное соблюдение правил оформления заявления позволит сэкономить время и избежать возможных проблем в будущем.